Si vous vous posez cette question avant de commencer à écrire, vous gagnerez beaucoup de temps et d’énergie, tout le monde le sait ! Mais comment faire en pratique pour formuler un objectif qui soit concret et atteignable ?
Exemple : vous êtes responsable d’un projet et préparez un point d’avancement devant le comité de direction. Vous pourriez passer 2 h à essayer de restituer fidèlement l’avancement de chaque lot du projet, en copiant-collant les transparents des autres acteurs « modulo la charte graphique ». Vous pourriez essayer de montrer un « slide » avec le planning détaillé issu d’excel, un autre avec les « trois scenarios techniques possibles mais il nous manque encore des infos et on en parlera la prochaine fois ». En récupérant le schéma et le tableau faits par le stagiaire la semaine dernière, vous auriez même des visuels « quasiment prêts à l’emploi »….
Pour être efficace, c’est à dire, obtenir un résultat attendu en dépensant le moins d’énergie possible, quittez votre écran et demandez-vous d’abord :
1) ce que vous souhaitez obtenir à l’issue de la réunion (par exemple : vous souhaitez obtenir la validation d’un décalage du planning et d’un recrutement supplémentaire pour vous seconder)
2) ce qui pourrait les empêcher de vous l’accorder
3) ce que vous devez dire ou faire pour surmonter les points listés en 2)
Si vous faites cela :
– vous ne vous investirez plus que pour des objectifs qui en valent la peine : si votre présentation ne doit pas aboutir à un résultat, pourquoi voulez-vous la faire ? passer du temps à la préparer ? mobiliser des gens pour vous écouter ?
– vous passerez du temps à sélectionner les quelques arguments permettant de convaincre vos auditeurs, plutôt qu’à développer tout ce que vous savez sur le sujet en détails.
– vous pourrez anticiper les principales objections à traiter pour atteindre votre objectif, et être ainsi plus détendu lorsque vous devrez répondre à ces objections.
Mon astuce du jour :
pour formuler votre objectif concrètement, posez-vous la question « que doit-il se passer à la fin de la présentation pour que je sois satisfait(e) ? »