La communication fait aujourd’hui partie intégrante des thèmes traités par les pilotes de projets et par les consultants qui les assistent. On planifie les grands rendez-vous, les procédures de diffusion, voir de recueil d’informations, on crée des intranet de projet.
Pourtant, je pense qu’on gaspille encore beaucoup d’énergie et de temps en ne professionnalisant pas les actes quotidiens de communication des acteurs du projet.
Un seul exemple : que gagne-t-on si la réunion hebdomadaire de suivi de projet dure 45 mn au lieu de 1h15 ?
5h par semaine si cette réunion compte 10 participants réguliers, soit 700€/mois ou 15% de temps de travail d’un cadre à 3000€ (sans compter les honoraires de consultants extérieurs).
Mais au-delà des aspects quantitatifs, il est essentiel que les acteurs d’un projet apprennent à maîtriser les spécificités de la communication de projet :

1. Chaque action de communication doit faire avancer le projet, c’est-à-dire avoir un résultat concret, à l’écrit comme à l’oral.
2. Il faut savoir aller à l’essentiel pour mobiliser rapidement les acteurs et les énergies sur les priorités du projet.
3. Il faut s’adapter à des publics très différents, ayant un niveau de technicité, de maîtrise du sujet et de disponibilité variable.
4. Enfin, il faut être capable de réussir des communications « de rendez-vous » (Comités de pilotage, instances de validation…), des communications de « routine » (point hebdomadaire, comité opérationnel de suivi…) et des communications informelles (email, téléphone, oral…) dans un contexte changeant.

La maîtrise de tous ces enjeux et la transmission des techniques permettant d’être efficace en réunion sont notre métier : contactez-nous pour en savoir plus.